Głównym celem system ERP(enterprise resource planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa) jest integracja wszystkich działów i funkcji w firmie. Integracja polega na wykorzystaniu wspólnej bazy danych w ramach jednego systemu, dzięki czemu firma posługuje się tylko jednym zbiorem danych. office 365

Zapewnienie dostępu do aktualnych i poprawnych informacji jest jednym z wyzwań, przed jakimi stoją przedsiębiorstwa. Jest to kluczowy czynnik w procesie podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie. Często zdarza się, że informacje firmowe są rozproszone w kilku bazach danych lub kilku programach. Przykładowo dane dotyczące stanów magazynowych znajdują się w jednej bazie, a informacje o klientach – w innej. W wielu przypadkach bazy danych to „systemy wyspowe lub samodzielne” (niezintegrowane i działające niezależnie od siebie).

Systemy wyspowe, samodzielne, niezintegrowane

Jak przedstawiono na rysunku, w przypadku systemów wyspowych informacje dotyczące magazynu, produkcji, sprzedaży i klientów znajdują się w kilku bazach danych / programach. Ponieważ nie ma możliwości współdzielenia informacji w ramach jednego systemu, korzystanie z nich jest utrudnione.

W systemach klasy ERP nie napotykamy na tego rodzaju ograniczenia, ponieważ wszystkie informacje gromadzą one we wspólnej bazie danych. Jeśli na przykład kierownik magazynu wprowadzi dane do systemu, korzystając z modułu magazynowego, dane te będą widoczne we wszystkich innych działach w przedsiębiorstwie.

Dzięki temu sprzedawca, przyjmując zamówienie od klienta, może korzystać ze wszystkich danych niezbędnych do realizacji zamówienia. Mogą to być dane historii kredytowej klienta, stany magazynowe czy np. możliwości dostawy.

Szybka praca w czasie rzeczywistym

Innym typowym problemem napotykanym w przypadku systemów starszej generacji systemów dla firm jest fakt, że wprowadzane w nich informacje nie są dostępne w czasie rzeczywistym. Dane są uaktualniane tylko co pewien okres czasu (np. raz w ciągu godziny, dnia, tygodnia albo miesiąca). Z reguły odbywa się to za pomocą zadania wsadowego. Natomiast w systemach klasy ERP dane są dostępne natychmiast po ich wprowadzeniu. Oznacza to jednak również, że wszelkie niepoprawne wpisy są widoczne od razu. Użytkownicy muszą zatem zachować ostrożność w trakcie wprowadzania danych. Kluczowym warunkiem jest zatem to, aby w systemie ERP znajdowały się wyłącznie poprawne dane.

Procesy biznesowe w systemie ERP

ERP System umożliwiają przedsiębiorstwom prowadzenie księgowości i zarządzanie różnymi obszarami działalności. Mogą one na przykład wspierać dystrybucję, serwis i produkcję. System ERP konfiguruje się często w taki sposób, aby dopasować go do procesów biznesowych w firmie. Z reguły przedsiębiorstwa działające w określonej branży realizują podobne procesy biznesowe. Jednak niektóre z nich wdrażają własne, specyficzne procesy. System ERP może być modyfikowany i konfigurowany tak, aby spełnił wymagania firmy w tym zakresie.

Bezpieczeństwo i zarządzanie użytkownikami

Chociaż dostęp do informacji w systemie ERP jest łatwy, wymagana jest poprawna autoryzacja dostępu. Zakres dostępu do danych jest uzależniony od roli i stanowiska danej osoby w organizacji. Na przykład specjalista ds. zamówień sprzedaży ma uprawnienia do przeglądania i modyfikacji ofert sprzedaży. Nie może jednak przetwarzać faktur sprzedaży.

System ERP Microsoft Dynamics NAV zawiera wiele zdefiniowanych ról w systemie takich jak: główny księgowy, kierownik działu sprzedaży, czy magazynier. Role można dowolnie modyfikować, a także tworzyć nowe. Przypisanie danego użytkownika do określonej roli przekłada się na zakres obszarów w aplikacji do których ma on dostęp.

Sprawdź także nową stronę na temat systemu: business intelligence

Zapraszamy do szkoła rodzenia Poznań oraz do przedszkola prywatnego Poznań